吉大《电算化会计与审计》第六章 Excel 在审计中的应用Excel2007 中数据分析功能详解Excel 2007 对数据分析功能做出了很多改进，即使你是新手，也可以轻松掌握传统的数据分析功能和更复杂的数据管理。一、丰富的条件格式　　Excel 2007 中的条件格式引入了一些新颖的功能，如色阶、图标集和数据条，可以使用户以一种更可理解的方式可视化地分析数据。根据数值区域里单元格的位置，用户可以分配不同的颜色、特定的图标、或不同长度阴影的数据条。　　同时 Excel 2007 也提供了不同类型的通用规则，使之更容易创建条件格式。这些规则为“突出显示单元格规则”和“项目选取规则”。使用“突出显示单元格规则”，可以从规则区域选择高亮显示的指定数据，包括识别大于、小于或等于设置值的数值，或者指明发生在给定区域的日期。“项目选取规则”允许用户识别项目中最大或最小的百分数或数字所指定的项，或者指定大于或小于平均值的单元格。　　　　图示：突出显示单元格规则　　　　图示：项目选取规则 　　此外，Excel 2007 中的条件格式取消了可以应用于单元格区域中条件格式数的限制。不像 Excel 2003 中只能识别三个条件，Excel 2007 中指定的条件格式数只是受计算机内存的限制。为了帮助追踪这些大量的条件格式规则，Excel 2007 提供了“条件格式规则管理器”，可以创建、编辑、删除规则以及控制规则的优先级。　　另外，Excel 2007 还可以自己定制条件格式，定义自已的规则或格式。　二、Excel 表的新特点和新功能　　Excel 2003 中的“列表”在 Excel 2007 中称作“表”，同时改进了表的功能，使用户更容易创建、格式化和扩展 Excel 表，从而以某种更合适的方式组织数据以供分析。下面是 Excel 2007 中表的一些特点：　　·可以打开和关闭标题　　·自动扩展所计算的列来包括所添加的行　　·在每个标题单元格中都包含一个自动的筛选按钮，可以快速的排序和筛选　　·结构引用允许用户在公式中使用列标题名称和指定的项目代替单元格引用　　·可以使用自定义公式和文本输入来汇总行　　·随着添加或删除行，表格样式将自动调整更新三、数据透视表和数据透视图　　数据透视表长期以来都是 Excel 中功能强大的分析工具，在 Excel 2007 中界面设计的改进和功能的增强将受到更多的 Excel 用户青睐。　　·在数据透视表中撤销操作的功能　　·加和减下拉指示器使得数据是否扩展或折叠更清晰　　·数据透视表数据的排序和筛选更简单　　·在数据透视表里应用条件格式到单元格中的功能　　·数据透视表样式来快速格式化数据透视表　　·更容易创建数据透视图(同时，当数据透视图改变时，保留图表格式)　　·可以应用数据透视图样式　　·容易地转换链接到 OLAP 库的数据透视表为公式四、排序和筛选　　Excel 2007 中的排序和筛选已增强了一些有用的功能。现在，可以通过多达 64 层级来排序数据，也能够通过单元格颜色、字体颜色、单元格图标、单元格值等来排序。事实上，排序命令将随着排序的数据而变化：如果单元格包含的是文本，则可以选择升序和降序;如果是日期，则可以是从最老的日期到最新的日期或相反;如果是数字，则可以是从大到小或从小到大。　　可以执行更复杂和动态的筛选。例如，对于数字数据，可用的筛选包括等于、大于、大于平均值、前 10 项，等等;如果所选列包含文本，则可以选择开头是、结尾是和包含等筛选;如果筛选数据包含日期，则可以选择明天、本周、上月、下季度、今年，等等。自动筛选列表可以达到 10000 项，也可以通过值、单元格颜色、字体颜色或单元格图标来筛选，并且可以在表中重复应用排序和筛选条件。五、图表　　与表和其它对象一样，Excel 2007 中的图表格式也基于文档主题，新图表的外观也包含特殊的效果，例如柔化边缘、阴影、倾斜和 3D 效果。另一个有用的功能是只需一次单击就能切换行列数据，并且可以保存图表格式和布局为模板，以应用到将来的图表中。　　另一个主要的变化是 Excel 的图表引擎现在也在 Word 2007 和 PowerPoint 2007 中使用。Excel 工作表可用作 Word 和 PowerPoint 的图表数据表，因此这些应用程序可以利用 Excel 所提供的功能，包括公式、筛选、排序和链接图表到外部数据源。六、简化的公式输入　　Excel 2007 试图加快用户公式输入的任务，特别是需要编写长和复杂的公式时。　　公式编辑栏重新调整了尺寸，可以容纳长的公式而不会与工作表交迭并覆盖标题或数据。在公式栏中可以包含大约 8000 个字符和多达 64 层嵌套，而不是 Excel 2003 中的 1000 个字符和 7 层嵌套。函数参数的数量也从 30 个增加到了 255 个。　　功能区中的“公式”选项卡提供了对需要创建和审核公式的命令的快速参考，同时包括了容易使用的函数库，显示了主要的函数类别让用户迅速选择所需要的函数。也显示了“自动求和”按钮，提供了与以前版本相同的功能。如果想要使用“插入函数”对话框来输入函数，则可以单击“插入函数”按钮。在“计算”组中的“计算选项”按钮允许用户控制公式的计算。 　　公式自动完成是一项新功能，能够帮助用户记住函数确切的名称和输入正确的公式语法。在开始输入公式时，Excel 将显示相关的函数列表(以及命名区域和表引用)，用户可以使用 Tab 键或鼠标选择所需公式;然后，Excel 帮助用户输入正确的参数数并建议定义的名称或结构引用。每个公式将显示工具提示以帮助用户选择正确使用，而不一定需要帮助工具。　　Excel 2007 提供了“名称管理器”，可创建、查看、编辑和删除名称，使得创建和更新所定义名称列表更有效率。可以在定义名称中添加备注作为“公式自动完成”中的工具提示。此外，名称框也允许调整尺寸以显示更长的名称。　　Excel 2007 中的一个重要的创新是在公式中合并了结构引用功能(即可以直接通过名称引用表或表的一部分而不是单元格引用)。例如，要汇总名为 Table1 的表的所有值，可以输入公式=SUM(Table1);要汇总该表中 Sales 列中的所有值，可以输入公式=SUM(Table1[Sales])。　　技巧：如果想忽略公式自动完成，则可在“Excel 选项”的“公式”选项卡中关闭该功能。七、更丰富的函数　　Excel 2007 扩展了函数库，包括了 7 个新的多维数据集函数，允许从 SQL 服务器分析服务中提取信息;并且，分析工具包函数整合到了主函数库中。同时，也添加了下面的通用函数。　　IFERROR(逻辑)：判别公式错误，而不是使用 IF 和 ISERROR　　AVERAGEIF(统计)：有条件地求一个区域的平均值，与 SUMIF 和 COUNTIF 相似　　SUMIFS(数学和三角)：与 SUMIF 相似，但可以使用多个判断条件　　COUNTIFS(统计)：与 COUNIF 相似，但可以使用多个判断条件　　AVERAGEIFS(统计)：与 AVERAGEIF 相似，但可以使用多个判断条件