通知和公告一、通知　　我们把“通知”作为我们经济应用文写作学习的第一个文种，是因为“通知”可以算是我们日常工作、生活中接触最多的一个文种了。从最熟悉的入手，从最基础的学起，应该是一个好办法。　　既然同学们对“通知”都有所闻，有所见，那么先让我们来写一份试试，这一堂课我们采用案例教学法来进行。（一）、案例　　案例 3-1 北京东方文化有限公司共有员工 40 人，2009 年公司经营状况实现了历史性突破。2009 年 12 月18 日，公司经研究决定 2010 年 1 月 20 日前后组织全体员工赴海南公费六日游，旅游具体时间视机票购买情况确定。另外，旅游期间，将占用一天时间召开“继续拓展业务领域、实现公司跨越式发展”的内部研讨会 。为了提高工作效率、确保活动顺利进行，总办决定以书面形式向全体员工传达这一事项。请你来完成这一项工作。（二）、案例分析　　很多同学可能在纸上写下“通知”两个字便觉无从下手了。别急，和老师一起来分析一下这个问题。请大家特别注意分析问题的方法。1、事务处理的目标分析　　本案例中事务处理的目标是把有关公司组织员工旅游的事情说清楚，让员工知道公司组织员工做什么，为什么这么做，什么时间去做，具体怎么做，组织者和被组织者应当如何相互配合，引导员工做好旅游的准备工作，以确保旅游活动能够顺利成行并获得成功。2、事务处理的要素分析　　我们搞清楚了做这件事要实现什么目标，接下来就要分析事务处理过程中的各个要素是什么，它们之间有什么样的关系了。只有把旅游活动的组织实施工作划分为若干方面和环节，依照特定的关系类别和先决后续的逻辑顺序加以落实，才能使活动有条不紊地展开。本案例中的事务处理需要考虑的问题包括以下五大方面：　　（1）确定旅游的目的和性质。同学们从小到大每年可能都要参加学校组织的春游活动，有没有想过那时老师们那样做的目的是什么？我想应该是为了通过让大家接触大自然，从而产生了热爱自然、热爱生命的思想，同时也是为了让勃勃的生机激发大家积极向上的热情，以更饱满的精神投入到学习生活当中去。那么，公司组织旅游呢？肯定是跟公司的经济活动有关，其目的应该离不开为公司创造更大的效益。分析本次旅游活动带有奖励全体员工的目的，同时还要借旅游加强公司员工之间的感情联络，再就是在旅游期间召开工作研讨会，进一步提升工作效率。因此，我们在处理这件事情的最初，就要把这一切深深地刻在脑中，不要因为我们的某一环节没处理好，影响了事务目标的实现。　　在信息传达中，必须将旅游的目的和性质说清楚，既然是公司提出承担旅游费用，那就必须对旅游费用的构成做出解释，哪些项目是公司承担，哪些项目是个人承担，以免造成误会，使好事做不出好的效果。　　（2）确定旅游的参加人员。公司对参加旅游的人员构成有何具体要求？是全体员工必须无条件参加，还是可以由员工自愿选择？如果自愿选择，报名的人数比较少，会对研讨会产生何种影响？如果部分员工因放假期间还有工作需要处理而不能参加，如何处理？是否可以带家属？如果部分员工需要慎重考虑后才能做出决定是否参加，最后的报名日期是哪一天？员工报名参加的手续如何履行？向谁履行？谁来负责旅游的报名组织工作？　　（3）机票、酒店的预订。机票和酒店的预订需要在确定参加人员之后才能安排，为了给机票和酒店的预订留有足够时间，报名工作必须有时间上的要求。但大家可能又要以出发时间来确定是否参团。因此，这就需要提前把某一时段的票价及机票预订情况先做一了解，才能给出出行的大概时间表。（因为，我们都知道在市场经济条件下，有时，几天内同一航班的机票在价钱上可以相差 50%不止）。另外需要考虑的是，机票的预订是需要旅客的身份证号码的，所以一定在通知中或者在报名工作进行中把这一数据统计好，免得麻烦 。再就是，在机票和酒店预订后，可能会有个别人员因某种原因不能成行，那么在“通知”中也要把这一可能的处理办法交代清楚，这样一是为了减少员工的埋怨，同时也可以尽量保证大家都按计划出行。　　（4）对员工提前安排好旅游期间的工作做出要求。前面分析了这次旅行的目的是为了提升公司凝聚力，并由此提升公司效益。如果因为旅游，耽误了工作，实在是适得其反。因此，要求员工在报名时就要想好如何安排好出行期间工作是非常必要的。除了要对广大员工提出要求外，还应当重点对各部门负责人提出要求 ，促使其做好计划工作，并协调好本部门在工作与旅游之间产生的问题和矛盾。　　（5）关于旅游期间研讨会的准备部署。案例中已明确提出，在旅游期间将用一天的时间召开“继续拓展业务领域、实现公司跨越式发展”的内部研讨会。因此，肯定在此通知中，要对研讨会的相关事项有所交代 。 如果是三言两语就可以说清楚的，那就在通知正文部分交代；如果是准备工作比较复杂，就可以用附件形式来体现。3、事务处理的效果分析　　使用文书处理公司事务是有效管理的必然选择，因为文书的使用是实现事务管理的一种重要手段，它是解决实际问题的有力武器。在着手组织旅游活动的事务中，写出的文书必须能满足事务管理的实际需要，实现不需要召集开会就能一次性将信息、指令和要求准确地传达到每个人，并且不再需要反复解释和反复催促 ，就能引起相关人员按照事务处理的规范逐步完成管理者的预期目标。只有达到这一效果，文书的写作与使用才能实现事务管理成本的降低和工作效率的提高。　　在本案例中，要做到这一点，必须在文书写作中把注意事项说全、讲清。我想如果直接让大家看着案例来写，或多或少地都会在信息上有所缺失。我们这堂课的主要目的是要练习如何在写作中体现信息的充分性和准确性。　　（1）信息的充分性。使用书面方式通知大家，就是为了提高事务管理的效率，如果信息传递不全面，就会使员工感到困惑不解或茫然失措，导致询问、求证、答复、解释等信息沟通的行为量增加，更为严重的是 ，大量员工可能未按照组织者预期的方式做出反应，甚至做出错误的反应影响整个事务的进程。这就要求组织者必须对事务的处理有一个较为全面而细致的把握，时间上如何安排，手续上如何安排，应当注意什么问题 ，对员工有什么要求，有哪些因素可能会阻碍事务的进程，如何才能避免出现这些问题，都必须一一考虑到，否则就会影响到信息传达的效果，并可能造成工作中的被动，使旅游活动陷入不可预测的管理风险之中。比如，在通知中只关注了玩的部分，忘了提起研讨会事宜，那么由于员工准备不充分，很可能影响到会议效果 。或者，出发了，才想起提醒员工会议之事，大家边玩儿边想，又没玩儿好，又没想好。　　（2）信息的准确性。信息的准确性包含两个方面的含义，一个是组织者传达信息的准确性，一个是广大员工接收信息的准确性。写作者在写作之前，首先要确认信息是否都已全面、准确。接下来，就要注意语言的表达，要对阅读者的阅读效果有所预判，如果实在没有把握，因为事情比较重大，不妨先请某一位同事看一下，做一个实际的测评，免得通知发下去了，发现问题却难以弥补了。（三）、写作分析1、文种的选择　　前面我们已经提到了这一事务的处理，我们可以采用“通知”这一文种来完成。因为我们所要做的事情既包括事务告知，又包括任务部署。通知作为常用文种，恰好能很好地体现此双重功能。　　通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。”通过这一概念，我们可以看到通知的使用范围相当广，而事实上，通知的确是我国现行公文中使用数量最多的文种，有统计数字显示，各机关中接近 90%的公文都是通知。另外，通知不受发文者的性质和级别限制，任何单位都可以根据需要灵活使用。再有，通知不受内容轻重繁简的限制，适用面相当宽。它既可下达上级要求，安排部署工作，又可联系相关对象，知照具体事宜，所以它兼具下行文和上行文双重特性。具体可以分为五大类：　　（1）批转性通知。指上级机关将下级机关所上报的文件批转给相关单位。这样就使下级机关的文件戴上了上级的帽子，代表了上级机关的意志与权威。　　（2）转发性通知。指将上级或不相隶属机关的文件转发给相关单位。　　（3）指示性通知。为体现上级的决定或传达上级的指示，布置要求下级机关或有关单位办理、执行的事项，或主管部门向对口的下级指导业务等而发的通知。　　（4）知照性通知。指通过此通知让有关方面或有关人员普遍知晓相关事宜，如调整办事顺序、设立机构等，也可以是要求受文单位在一定程度上参与的事宜。所以知照性通知是可平行，亦可下行的传达需周知事项的通知。　　（5）任免通知。指向一定范围内传达对人员的任免事项，以履行规定的任免程序的通知。此外，在实践中，通知还有两大主要的种类：印发性通知和会议通知。前者是为发布某些规章制度或下发某些文件的，后者则是通知开会的。2、格式的总体要求　　通知的适用面很宽，写作内容也不尽相同，因此写作格式较灵活。要求能够体现其实用性即可。也就是说把要传递的信息完整、清晰地叙述明白即可。但作为公文，以下基本要素是不可或缺的：标题、受文对象 、正文、成文日期。这也是所有公文写作中必须体现的要素。3、标题的处理　　公文的标题一般采用三段论形式，即为“发文机关+发文事由+文种”。但鉴于通知的种类复杂，其标题使用应本着简约够用为原则，灵活处理。　　如果是批转、转发、印发性的通知，在标题中应当标明所批转、转发或印发的文件名称。如《集团公司 批转<人事部关于加强录用人员安全生产教育的意见>的通知》、《省国税局关于转发<国家税务总局关于商品混凝土征收增值税有关问题的通知>的通知》、《上海市人民政府办公厅关于印发<上海市政府部门网站评议考核试行办法>的通知》。　　有时根据需要我们不得不写比较长的标题，比如下面这一个：《关于商务部、海关总署、环保总局 2007年第 17 号公告关于<2007 年加工贸易禁止类商品目录>的有关事项的补充通知》。但很多时候我们还可以看到相当简短的标题：《通知》。这个差异也正表明了通知使用的广泛性与灵活性。4、受文对象　　受文对象是绝大部分公文中都必须有的一个要素，它一般在标题下一行顶格书写。（教材中有些范文的书写不够规范，请大家阅读时注意）有时，我们也把这一部分称为“主送机关”，那收文者一定不是个人。　　通知具有很强的告知性，所以一般来讲都要有受文对象，这样可以提起阅读者更深的重视。这正像老师说：“请同学们考虑一下”和“请某某同学考虑一下”的差别一样。　　本案例的受文对象是“公司各部门及全体员工”，传达到各部门是为了把组织旅游活动看做是一件公事处理，部门负责人必须重视做好安排协调工作，传达到每一位员工是为了让公司全体员工意识到这次活动的群众性，每一位员工都是主人翁，淡化管理色彩，激发员工对通知内容的自觉关注。5、正文的行文逻辑结构　　通知的使用是要简化工作，因此要避免出现歧义和信息不足的问题。正文是通知的核心内容，一般包括通知缘由、通知事项、通知要求等三个部分，当然也要根据需要灵活处理。　　一般开头应说明事项的原由、依据或目的。例如，“经公司董事会第 10 次全体会议研究决定……”、“为了进一步贯彻省政府有关精神，……”等，接下来就可以用“现将有关事项通知如下”、“为此特作如下通知”来过渡了。　　正文的主体是所要通知的事项。如果事项比较复杂，应逐一分条列项来完成。这样，可以让阅读者一目了然，快速准确地掌握所需信息。　　通知的结语可根据内容灵活处理，可以做出强调、发出号召，也可只写“特此通知”或者根据全文结束而自然收尾。本案例中，正文的行文逻辑按照以下顺序依次展开比较全面和清晰：　　（1）告知员工公司将组织何种性质的旅游，基本信息包括：为何旅游、哪些人参加旅游、旅游的时间、旅游的地点、往返交通方式、住宿条件及旅游费用的承担等。　　（2）告知员工旅游的报名条件、报名方式、相应的权利义务。　　（3）要求员工做好工作安排，既要保证旅游成行，又要保证工作不受影响，比如工作安排的原则以及出行的问题如何协调解决等。　　（4）要求员工做好在旅游地参加公司内部研讨会的准备工作，比如做何种准备，以何种形式做准备，相关要求是什么，不做准备如何处理等。6、签署与成文日期　　本案例中，落款要与发文单位或部门一致。如果是公司发文，当然就以公司的名义落款；如果是具体负责此次活动的部门发文，也可以以组织者名义发文，如“总经理办公室”。　　需要注意的是，如果在标题中已经出现了发文主体的名称，一般就应当省略落款，仅以公章具结，然后标署发文日期。（四）、通知写作注意事项　　1、内容清楚明确。交代的事项、要求、所涉及的对象、时间都应准确。这是通知的生命力所在。语言使用上要避免歧义句的出现，避免模棱两可的话语的使用。　　2、要根据需要确定具体文种。由于通知种类较多，写作时首先应该考虑文种对应的正确性，“批转”、“转发”、“印发|等都有界限，不可随意使用。被批转、转发或印发的文件是通知的有机组成，不能将其视为附件。通知的标题写作要谨慎，既要明确关系，又要简洁清楚，不能在多重关系的标题中混乱一片。　　3、如果是在外地举行的或多日性的会议，其通知应附有回执，以利用会议的组织者和与会者。二、公告（一）公告的概念和特点　　依照《国家行政机关公文处理办法》所述，公告，“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。”这些事项具体包括三种类型：　　1、需要公知的国家事务。比如全国人民代表大会及常务委员会的公告，国务院的公告等。这些公告涉及的都是全国范围内甚至全世界范围内需要人们周知的事项。　　2、需要公知的司法事务。比如人民法院依据司法程序需要公开告知的事务，就要采用司法公告的形式公 布，常见的司法公告包括送达公告、开庭公告、执行公告、破产公告等。这类公告的范围视情况而定，一般是在法院级别管辖或专属管辖范围内公布，但根据需要也可以在全国范围内公布，如果公布范围不容易确定 ，还是选择在全国范围内公布为妥。公告媒介最好是人民法院报或其他全国性报刊，在法院公告栏也应当予以张贴　　3、企事业单位和社会团体依法必须公开告知的经营管理事务。这类采取公告方式向社会公开信息的事务往往是由法律规定的，如果未采取公告形式公布这些信息将会引发较为严重的法律后果。股份公司临时股东大会公告、股权变更公告、债权申报公告、上市公告、退市公告、公司分立公告、减资公告、清算公告、注销公告等都是《公司法》的强制要求。比如《公司法》第 105 条明确规定，召开股东大会，应当将会议审议的事项提前通知股东，如果公司发行无记名股票的，通知应当以公告形式做出。又比如《招投标法》就要求公开招标的招标方采取公告的形式向社会公开招标信息。这类公告一般要在全国范围内公布，情况特殊的，也可以在特定地域范围内发布。　　根据公告的概念，我们可以分析出公告的特点有以下两个方面：一是公告的传播范围最广。公告是向国内外告知重大事项时使用的。所以它的告晓范围相当广泛，告晓方式也比较特殊，大部分会通过电视、广播 、报纸等新闻媒介来实现，另外张贴公告也比较常使用。二是公告的事项都比较特殊，虽然可能不具有强制性 ，但都是十分庄重，必须要广泛公开的事项，一般事项是不得使用公告来发布的。在日常生活中，我们经常会看到“公告”被误用的现象，其实很多时候我们应该选用“通知、通告”等文种而非“公告”来完成发布。（二）公告的结构和写法公告是规范性很强的一个文种，因此其结构变化较少，写法比较单一，相对容易掌握。1、标题　　一般来说，公文的标题都是由三部分组成的，即发文机关+事由+文种。但作为公告，既可以采用完整的三段式标题，如《北京奥运会票务中心关于门票销售第一阶段付款截止日期的公告》；又可以根据需要采用简略式标题，可以只有发文机关和文种，如《北京市人民政府公告》，也可以只有事由和文种来构成，如《关于禁止使用二甘醇作为牙膏原料的公告》；甚至还可以直接使用《公告》作为标题，这种形式也比较常见，这是由于根据公文往往在眉首部分标注了发文机关标识和发文字号等信息，没有必要再重复。2、受文对象　　除部分司法公告外，大部分公告无明确受文对象，属于普发性文书，这是公告特点的体现。3、正文　　公告的正文包括公告的依据和所公告之事项。由于公告的事项一般都比较重要，所以要在文字上力求简明、规范、准确，不可有繁枝缛节，一定要重点突出，一目了然。4、结语　　公告的结语一般要求使用“现予公告”、“特此公告”来实现，这可以更显其庄重性。5、签署　　在报章等社会公开传媒上发布的公告如果在标题中已有发文机关的名称，文末可以不再落款，直接书写成文日期加盖公章即可。（三）公告的写作注意事项　　1、切忌滥用“公告”。日常生活中滥用公告的现象屡见不鲜。使用者总是认为自己发布的事项足够重要，但却忽略了发布范围，要向国内外告晓的事项才可以使用公告。　　2、谨记公告正文要求。因为公告内容往往事涉重大，公告的文字必须严谨缜密，合乎语法规范。