2016 秋办公室管理期末复习简答与设计题练习第一章练习题一、简答题1.简述办公室的普遍含义。1.简述办公室的主要特点。2.谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。二、设计题几位领导同时布置任务怎么办？ X 市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公室，在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。请你为李助理设计一个合理的应对之策。参考答案：一、简答题1.参考答案：（1）办公室是泛指一切机关、学校、企业等单位办理行政性事务的办公场所。（2）办公室是机关企事业单位正常运行不可或缺的机构。（3）办公室是组织内部办文、办公、办事、办会的主要平台。2.参考答案：（1）辅助性 （2）综合性 （3）服务性3.参考答案：（1）办公室人员“善谋”要求：能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事务；要“参”到点子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。（2）办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误区：一是“参政”意识过“度”，把自己摆在“准领导”或副职的位置，把幕后工作放到台前；二是轻易抛出“夹生”想法强加于领导，于公于己都不利；三是出“馊主意”，帮倒忙，给工作带来损失，造成被动局面。要避免以上误区，就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己，踏踏实实地做好工作，而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。二、设计题参考答案：（1）办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。（2）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。（3）李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。（4）他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。1 第二章练习题一、简答题1.简述常用办公设备使用规范。2.简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。二、设计题设计一份 A4 打印用纸库存控制卡。库存参考号为 C3，最大库存量为 120 令，最小库存量为 20 令，再订货量为 35 令。一令为 500 页。参考答案：一、简答题：1.参考答案：(1)必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。(2)必须明确专人专责专管制度，严禁任何人随意使用，除非配置给个人专用或指定公用的。(3)注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养，注意每次使用的极限。 (4)未经上司允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务。(5)办公设备的使用环境温度为 5℃至 35℃，相对湿度为 20％至 85％，过低需用加湿器，过高需用除湿器，放在距设备 5 米左右有效影响距离。(6)如果不处于工作状态，使用完毕应切断电源。2.参考答案：（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全。（2）储藏需要的面积取决于单位的大小。（3）合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品，必须清楚地加标签，以迅速找到物品和表明新物品应放置的地方，新物品置于旧物品的下面或后面等。（4）储藏办公用品应有良好的照明，以便容易找到。（5）办公用品应保存在干燥和通风良好的房间中。若存放在潮湿环境中，将导致纸张不能正常的送入打印机或复印机中。二、设计题参考答案： 库存参考号 C3项目 A4 打印用纸 最大库存量 120 令 最小库存量 20 令单位 令（1 令=500 页） 再订货量 35 令日期 接收 发放接收数量 发票号 供应商 发放数量 申请号 个人/部门 余额2 第三章练习题简答题1.简述调查研究的三个阶段及其主要任务。2.简述办公室督查工作的方式。参考答案：简答题1.参考答案： （1）准备阶段，主要包括确定调研课题、成立调研小组、明确调研任务及要求。（2）实施阶段，主要包括确定调查方法、搜集整理材料、分析材料和综合提炼调研成果。（3）完成阶段，主要是撰写调研报告。2.参考答案：（1）现场督查 （2）会议督查 （3）书面督查 （4）电话督查 （5）互联网督查第四章练习题一、简答题1.简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序列举环境类别。2.简述剪彩仪式需要准备的材料及其程序。3.简述第三代时间管理的 ABCD 法则及其内容。二、设计题1.设计一份电话记录表。2.设计一份开业典礼的筹备工作流程。3.设计一份新闻发布会的筹备流程。参考答案：一、简答题1.参考答案：（1）办公环境或称办公室环境，是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。（2）按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。2.参考答案：（1）剪彩的准备：红色缎带、新剪刀、白色薄纱手套、托盘、红色地毯。（5 分）（2）剪彩的程序：请来宾就位→宣布仪式正式开始→奏国歌→进行发言→进行剪彩→进行参观。（5 分）3.参考答案：第三代时间优先级管理，讲求优先顺序的观念，即把要做的事情区分轻重缓急，又叫ABCD 法则。3 A.重要且紧急必须立刻做。B.紧急但不重要（如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你，有人突然打电话请你吃饭等）只有在优先考虑了重要的事情后，再来考虑这类事。C.重要但不紧急（如学习、做计划、与人谈心、体检等）只要是没有第一类事的压力，就应该将其当成紧急的事去做，不要拖延。D.既不紧急也不重要（如娱乐、消遣等）有闲工夫再说。二、设计题1.参考答案：电话记录表来电人 姓名： 单位部门：职务： 电话号码：来电时间 年 月 日 时 分通话地点来电人地点：受话人地点：通话要点1.2.3.结束时间 年 月 日 时 分处理要点1.交由 进行处理2.请 尽快回电3.约定 再来电话记录人2. 参考答案：开业典礼筹备工作的流程：开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示）→要做好来宾邀请工作→发放请柬→现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼程序→做好各种物质的准备工作。3.参考答案： 主题的确定→时间的选择→地点的确定→人员的安排→材料的准备→发送请柬→准备胸卡和名签→准备好视听设备→制定预算计划。第五章练习题简答题4 1.简要回答公文写作的五部曲。2.简要回答起草请示的“五步棋”。参考答案：简答题1.参考答案：第一步，领悟领导意图：要求：准确、全面、提炼。增加“贴近度”。第二步，站在领导角度考虑问题。第三步，把握常用思维方法：模式化思维；对象化思维；辩证思维；散点思维；求同存异思维。第四步，牢记拟写公文要素及要求第五步，符合国家公文格式标准2.参考答案：（1）因为什么请示对于原因、目的的说明。（2）请示什么问题提出请示的主题内容。（3）怎样解决问题提出解决问题的建议或方案。（4）请求上级回复结尾用语的使用。（5）有无附件需要说明根据需要确定附件的使用与否。第六章练习题一、简答题1.简述公文校对工作要求。2.简述电子公文处理过程的五个环节。二、设计题设计一份归档文件目录参考答案：一、简答题1.参考答案：（1）校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等；（2）解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题；（3）进一步审核定稿中的疏漏，发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理；（4）需要使用标准校对符号；（5）对于重要的或者大量印制的公文，应实施三校、四校，以确保公文的正本不出差错。2.参考答案：（1）创建 ：根据一定的规则建立电子公文。（2）办理：通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。 （3）交换 ：按始发者意图进行跨系统的公文传递。 （4）归档 ：依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。 （5）销毁 ：依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。 5 二、设计题归档文件目录参考答案件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注第七章练习题一、简答题1.衡量会议质量的会前主要标准有哪些？2.简述会议的积极作用。3.简述会务管理中对会务工作人员的要求。4.简述制作会议证件的注意事项。二、设计题设计大型会议会中进程服务工作的主要环节。参考答案：一、简答题1.参考答案：（1）会议是否确有召开的客观必要性；（2）会议目的和会议风气是否端正；（3）会议时机是否已经成熟；（4）会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位；（5）各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。2.参考答案：（1）交流信息，互通情报；（2）发扬民主，科学决策；（3）增强友谊，促进团结；（4）统一认识，协调行动；（5）带动消费，促进经济。3. 参考答案：（1）会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心）；（2）组织签到和登记（任劳任怨，能连续作战）；（3）做好联络协调（沟通协调能力强）；（4）会议记录与保密（业务素质强，有原则）；（5）会议后勤保障（服从分配，具有协作意识）。4.参考答案：（1）重要的大中型会议，会议证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称。（2）重要的、具有保密性质的会议要在会议证件上贴上本人的相片，并加盖大会印章。（3）会议证件的形式应反映出会议的内容，设计要尽量经济实用、美观大方。6 （4）大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的会议证件的样式。（5）应注意根据单位不同的文化理念设计会议证件和姓名卡片。二、设计题参考答案：接站工作→报到及接待工作 → 组织签到→ 做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 →做好会议信息搜集、传递工作 →做好对外宣传→编写会议简报或快报→做好会议保密工作→做好后勤保障工作。第八章练习题简答题1. 简述公共关系的三大构成要素及其原则。参考答案：简答题1. 参考答案：（1）三大构成要素是主体：社会组织；客体：公众；手段：传播途径（2）公共关系原则：公众利益至上；实事求是；互惠互利；双向沟通；始终如一；开拓创新；整体统一。7