报告的写作一 、报告的分类及特点　　依照《国家行政机关公文处理办法》所述，报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。通过这段文字，我们可以将报告分为三大类：　　1、工作报告。向上级机关汇报工作的报告。汇报者主动按照程序的要求向上级汇报工作，又可分为职责范围内整体工作的阶段性汇报和专项事务进展完成情况的汇报两大类。具体来讲有如下几种：　　（1） 政府工作报告。每年我们都可以看到国务院的政府工作报告。政府工作报告是向同级人大做出，向人大汇报工作。当然，政府下属部门也需要做工作报告，这种报告或者直接向上级行政管理机关做出，或者向人大做出。比如北京市人大常委会主任杜德印在 2010 年 1 月 17 日召开的北京市第十三届人民代表大会第三次会议上所做的《北京市人民代表大会常务委员会工作报告》就是此类的典型报告。　　（2）法院、检察院的报告。它在系列上和政府工作报告类似。另外，海关总署、审计署、外交部、商业部、公安部等国务院职能机构的工作报告是向国务院做出的。　　（3）一般机关的工作报告。行政主管部门要求在其权力管辖范围内的下属企事业单位或社会团体汇报某一方面工作情况或综合工作情况，下属单位也应当采用这种形式向其做出汇报。上市公司中报和年报也属于这种类型的报告。常规性工作报告主要是针对某一阶段内的工作总体情况做出，所以往往是综合性报告，内容较全面，是一段时间内的总体工作情况的总结。　　2、情况报告。也叫专题报告。是对发生的某一正面或负面的情况进行专门的分析报告。一般是对工作中的偶发或突发事件的报告。目的是为了及时向上级反映情况，使上级领导及时掌握情况，便于做出宏观决策和安排。反映情况的报告一般都是针对具体的问题、事件、情况做出，内容较单一，针对性很强。　　3、答复报告。是指针对上级机关的询问进行答复的报告。包括回复上级领导人的批示，汇报自己如何处理上级文件，或汇报自己完成上级交办事项的过程和结果。　　这里所谓的询问是针对具体现象、事件或具体工作，不是抽象的行政要求或企事业单位的内部管理要求 。比如，根据上级机关的要求，下属单位每年年终要做年度工作报告，或者根据法律的规定，上市公司所做的中报和年报，都不属于这一类，而应划归工作报告。　　如果询问报告的内容是综合性的，做出的报告就是综合性的，如果询问的问题是专题性的，做出的报告也就是专题性的，询问的内容决定了报告的内容与性质。二、案例讲解（一）案例　　案例 4-1 北京顺达电子科技发展有限公司的主营业务是生产和销售安全牌电子报警器，售后服务部在工作中获得的市场反馈信息表明，自 2010 年 1 月至 2010 年 5 月期间，该款电子报警器被客户退换货的情况呈加剧趋势，远远超过了 2009 年全年退换货的总量。根据退换货记录，客户退换货的理由主要是产品存在严重质量问题。根据退换货记录，客户退换货的理由主要是产品存在严重质量问题，不报及误报率比较高。售后服务部一直按照公司的销售承诺严格执行退换货制度，但售后服务部王经理还是认为应当将此情况上报公司总经理，以使公司尽早采取有效措施予以解决。王经理该以何种方式向公司上报这一情况？　　案例 4-2 北京顺达电子科技发展有限公司人力资源部在 2010 年 4 月完成了公司岗位定编及各部门定编及各部门所需人员的招聘后，将工作情况汇报给总经理，这份汇报工作的文件是什么？该怎么写？　　案例 4-3 由于北京顺达电子科技发展有限公司产品研发部未能在 2009 年 11 月完成新产品的预定研发工作，总经理要求产品研发部提交一份书面文件，详细说明研发工作的具体进展和计划未能实现的原因。这份文件属于什么性质的文件？研发部经理应该如何写这份文件？（二）案例分析1、案例 4-1 分析(1)事务处理的目标分析　　退换货数量持续上升，意味着产品的社会信用开始降低。如果公司不能及时了解这种情况，就会导致非常严重的市场后果。客户退换货一般需要通过售后服务部，因此售后服务部是公司获得客户反馈信息最多的部门。王经理作为售后服务部经理，有责任将工作中发现的市场异常变动及时向公司汇报。　　这份汇报文件应该是针对特殊情况做出的情况报告，而非一般的工作报告。　　汇报的目的并不在于公司最高管理层报告自己的工作情况或工作业绩，而是将电子报警器退换货比例发生异动的情况反映给公司，是公司及时了解相关信息，并采取适当措施予以解决。除了反映情况这一根本目的外，售后服务部对产品退换货情况的汇报还隐含着另外一个目的，那就是要让公司看到售后服务部的工作 是合格的甚至是优秀的，作为一个并不直接产生利润的部门，售后服务部必须要让全公司看到自己的工作对公司的经营起到的积极作用，从而引导公司对本部门的工作做出积极的认可和肯定。(2)事务处理的方法分析　　作为售后服务部，最基础的工作是在自己的职责范围内做好退换货工作，并在这一过程中尽量全面地收集客户退换货的相关信息，掌握第一手资料，并做好资料的整理和相关数据统计。　　在数据统计的基础上，做出市场异动的初步判断，同时撰写汇报材料，将情况及时地反映给公司，以便公司就此情况给出恰当处理意见。　　汇报材料的内容会有多种选择，可以只给出具体数据，说明市场异动情况，不做任何分析；也可以在情况说明的基础上，给出本部门对这一现象的分析﹑判断；还可以在分析、判断的基础上再进一步提出一些解决问题的建议与意见。究竟采取哪种方式汇报情况，要看公司的工作环境，尤其要看领导的工作风格， 切忌因过度汇报而导致本部门工作陷于被动的局面出现。(3)事务处理的效果分析　　只有当售后服务部所汇报的情况确实反映出一定的市场异动规律时，这种汇报才能对公司的决策提供有价值的参考依据。如果并未掌握客观真实的市场信息就贸然向公司汇报情况，不仅对公司决策起不到促进作用，反而会扰乱公司的决策，并降低公司对售后服务部经理工作能力的判断。　　如果售后服务部未能发现产品退换货情况中所显示出的市场异动，或者因过于谨慎迟迟不能做出市场异动的判断，或者发现了市场异动情况却不向公司汇报，都会导致公司因不了解退换货数量上升的情况，造成不可挽回的损失。　　因此，作为售后服务部经理，必须对所有情况有一整体、正确、全面地分析，才能把这份汇报以最恰当的形式交上去，取得最理想的效果。2、案例 4-2 分析(1)事务处理的目标分析　　人力资源部完成了 2010 年公司人力资源的合理配置，这一工作是人力资源部的分内之务。工作做完以后，该部应当及时让总经理了解这一工作的具体情况，因此向上级汇报工作就是本案例中所写文书的直接目的。　　这种汇报工作不是针对突发事项来写的，也不是因为总经理有所询问而写。它属于一般常规工作的主动汇报总结，所以属于工作报告。其汇报的主要目的是让总经理知道本部门在人力资源合理配置的工作中都做了什么，怎么做的，完成情况如何。（2）事务处理的方法分析　　由于本案例中的工作属于计划内的常规工作，而且工作已经完成，就应当在汇报工作时，针对这一工作的目标回顾在工作中采取了哪些措施，在哪些环节以哪些步骤开展这一工作，工作完成情况如何。只有做到心中有数，才能把工作情况汇报清楚。　　接下来就要确定汇报工作的具体方式，采用书面报告的形式汇报工作显然是最清晰、最全面、最专业、最有效的方法。　　这份报告是作为下属部门的人力资源部向作为该部门的上级总经理做出的。因此在书面报告撰写完毕之后，需要呈报总经理审阅。总经理在审阅之后，无须给以答复。因此该报告呈递以后，汇报工作的事务就基本上处理完毕了。（3）事务处理的效果分析　　这份汇报工作的报告是为了让上级充分了解公司人力资源部合理配置工作的相关情况，这种了解既是对公司人力资源合理配置情况的了解，也是对人力资源部在该事务的处理过程中工作情况的了解。因此该报告必须包含这两方面的内容，否则就无法实现汇报工作的效果。　　如果总经理在阅读报告时，认为报告中有些问题还不清楚，就说明工作汇报是有缺陷的。因此报告的撰写必须要达到信息充分、表达准确、阅读无障碍的目的，以便让总经理充分了解相关情况。否则，汇报工作的效果就没能很好地实现。　　汇报工作最直接的目的是为了让总经理了解工作情况，实现下情上达，但根本目的在于帮助总经理做出公司发展的宏观思考和决策。如果汇报工作后激发了总经理对公司管理和发展的深入思考，就说明这份报告更好地实现了汇报工作的目的。3、案例 4-3 分析（1）事务处理的目标分析　　公司产品研发部未能如期完成新产品的研发工作，导致总经理主动询问情况，说明总经理已经对研发部的工作持有负面评价。因此，对这一询问必须给出合理的回答，尽可能地说清楚研发工作不能如期完成的原因，并将研发工作的进展情况如实汇报给总经理，使总经理对研发工作做出尽量合理的评价。　　答复询问，化解上级心中的疑团，使其掌握所关心的事务的实际状况，并对该事务有一个较为全面和客 观的评价，从而对下一步工作做出适当的判断和安排，这是以报告的形式答复询问的根本目标。（2）事务处理的方法分析　　总经理在提出询问后不愿意看到一个单纯的情况说明，他更关心研发工作究竟因何受阻，如何才能消除阻碍并尽快完成。因此答复询问的报告要围绕上级的询问给出较为深刻的回答。　　首先要摸清工作的实际状况，包括工作究竟进展到哪一步，还有哪些环节的工作未能完成，剩余的工作对整个工作的作用和影响是什么。　　接着要分析工作未能完成的原因。原因可能很多，但主要原因有哪些，次要原因有哪些，这些原因是怎么造成的，该为谁负责，已经做出了何种处理，还应该如何处理。　　最后要研究清楚如何才能尽快完成研发工作，要尽快完成这一工作所需要采取何种措施，采取这些措施之后研发工作将会何时完成。　　只有把这些问题都解决了，才能有针对地答复总经理的询问，也才能使总经理得到想要的答复。（3）事务处理的效果分析　　答复询问的工作汇报应当达到令总经理解疑的目的。如果总经理看了报告依然不能了解工作未能如期完成的根本原因，或者未能掌握工作究竟进展到何种程度，或者看不出研发部有什么有效的应对解决办法和下一步计划，或者不能看出研发部对工作的正确态度，这份汇报都没有达到让其释疑的目的。　　如果这份答复性报告能引导总经理按照研发部的建议采取有效措施促进或加快研发工作的进展，就说明总经理认可看研发部的解释，也就化解了研发部经理的工作危机。否则，研发部经理在公司的工作就会极其被动。三、写作分析（一）不同种类的报告的写作重点分析　　以上三个案例都可以以报告这一文种来完成。案例 4-1 属于反映情况的报告，案例 4-2 属于汇报工作的报告，案例 4-3 属于答复询问的报告。　　如果是利用报告向上级反映情况，就应当让上级充分了解这种情况的原因、性质、影响、后果，以及本部门如何采取措施积极应对，应对效果如何，再就是目前还有哪些工作要做，本部门对怎么做有什么想法和建议等。既要引起上级的重视，还要让上级看到本部门的积极应对，甚至还要让上级看到本部门的思考，实现三个层面的效果。　　如果利用报告向上级汇报工作。就应当以实现汇报工作的效果为目的，采取适当的写作手段，实现既让上级充分了解本部门的工作又对本部门的工作产生正面评价的双重效果。　　如果是利用报告答复上级的询问，就要针对询问的内容给以正面回答，这种回答一定要达到释疑的目的 ，并让领导看到本部门在其所关心的事情中做了什么，如何做的，效果如何，如果效果不理想，原因何在。总之，不要让上级认为本部门在处理这件事务上是无能的。当然，也不能为了达到这种效果而虚构事实，编造谎话，推卸责任，这样做只会适得其反，因为谎言终究会被揭穿。（二）标题处理　　1、一般原则。报告的标题从原则上来说比较容易，与其他行政公文基本一致。三段式为最常用的，如“售后服务部关于安全牌电子报警器退换货比例上升的报告”。　　2、需要注意的事项。　　关于同一件事，向同一个上级部门汇报工作或反映情况，但在标题的处理上却可能有些差异，这种差异有时是无关紧要的技术处理，但有时又透出了特殊的目的性。因为标题将决定内容的侧重点和组织方式。举例而言，售后服务部在向公司汇报某一产品退换货较为严重的情况时，可能会采取较为保守的汇报方式，把标题拟定为“售后服务部关于安全牌电子报警器退换货比率上升的报告”，也可以采用较为激进的汇报方式 ，把标题拟定为“售后服务部关于安全牌电子报警器存在严重质量问题的报告”。两种标题的区别显而易见，但可能引发的后果却不容易遇见到，因为阅读后果不仅取决于写作者的判断，还取决于阅读者的判断。但不管怎样，不同的标题反映出不同的处事风格和写作目的。如果自己在写作中并未意识到这两者之间的差异，标题的撰写并非有意为之，就说明写作者只是一个表述者，并非是一个通过文书进行交流的沟通者。缺乏沟通意识的写作者很难控制阅读效果，也很难在工作中实现双赢。（三）行文逻辑结构的处理　　报告的正文行文逻辑结构可以有很多种不同的建构方式，要根据实际情况和实践需要灵活处理。可供参考的一般模式有：　　1、情况做法结果　　2、情况做法问题　　3、情况原因做法　　4、情况原因建议 　　5、情况问题意见　　下面以案例 4-1 为例，进行分析：　　如果选择标题为“售后服务部关于安全牌电子报警器退换货比率上升的报告”，可以看出作者采取了较为保守的写作态度，重点在于针对自己所遇到的情况谈问题。因此它的行文逻辑可以是：　　发生了什么情况如何应对这种情况应对的效果如何目前还存在什么问题　　如果选择标题为“售后服务部关于安全牌电子报警器存在严重质量问题的报告”，可以看出报告的撰写或者本着为公司负责的态度，采取了一种超出现象和问题的方式　　向公司汇报情况，给问题定了性。这种汇报不仅要谈现象，还要从客户反馈的信息和自己的调查中找出产品退换货情况日益严重的原因和责任，并针对这些原因和责任提出公司应当如何应对的意见和建议。因此，它的行文逻辑可以是：　　发生了什么情况情况的原因及责任应对和解决问题的意见和建议（四）语言表达技巧　　由于报告是一种上行文书，在写作中一定要注意表述者及呈报对象在地位上的不对等性。语气要尽量简洁平缓，带着敬畏但不可有奴颜婢膝之嫌。内容上要尽量客观，事实求是，既不要自我夸大也不要自我贬损 ，更不要说过头话。在谈到责任时，要展现出勇于担当的态度，但也无须把不应由自己承担的责任揽到自己头上。写作风格要重点突出，层次清晰，语言表达要准确，不要含糊其辞。（五）写作注意事项　　（1）报告写作要突出重点，详略得当。综合报告要将最主要的问题突显于文章中，专题报告要将问题的关键突显于文章中。不能面面俱到，也不要避重就轻，避是就非。　　（2）报告要分析入理，寻求规律。不要就事论事，不能罗列现象，堆砌数字，要从现象中归纳出规律，找出发展方向。领导往往从下级上行的报告中得出印象，了解情况，并可能依此作出结论，甚至做出决策，所以，理论性强的报告是优质的报告。